Protection des données

Responsable du traitement

VON RUEDEN Rechtsanwälte GbR
Associés : Rechtsanwalt Johannes von Rüden et Rechtsanwalt Fabian Heyse
Leipziger Platz 9
10117 Berlin
Téléphone : +49 30 200 590 770
E-mail : info@rueden.de

Délégué à la protection des données

Legaltrust GmbH, Michael Michalak
Lietzenburger Straße 94
10719 Berlin
Téléphone : +49 30 887 27 609
E-mail : datenschutz@prive.eu

Questionnaire anonyme

Si vous sélectionnez « Répondre aux questions », vos réponses sont traitées exclusivement dans l’état local du navigateur. Pendant le questionnaire, l’adresse, les données contractuelles, les montants de loyer et la synthèse qui en résulte ne sont pas transmis au cabinet, ne sont associés à aucun compte utilisateur et ne sont pas enregistrés dans la base de données. Ces saisies sont perdues si vous rechargez ou fermez la fenêtre de l’évaluation du loyer.

Le questionnaire court ne consulte aucun service officiel d’adresses en temps réel. Ce n’est que sur la page de résultat que vous décidez de conserver la synthèse affichée ou de préparer une demande personnelle.

Envoi exprès d’une demande personnelle

Aucune donnée du questionnaire court n’est envoyée automatiquement. Si vous demandez un examen personnalisé depuis la page de résultat, la synthèse complète qui sera transmise vous est d’abord affichée. Vous pouvez modifier ou supprimer des informations et choisir les documents que vous souhaitez éventuellement ajouter.

La transmission n’a lieu qu’après avoir activement coché la confirmation d’envoi, puis sélectionné « Envoyer la demande de manière sécurisée ». Seuls la synthèse affichée, votre adresse e-mail, un nom facultatif et les documents que vous avez sélectionnés sont alors transmis. Sans cette confirmation expresse, la synthèse reste locale.

Vous pouvez également utiliser l’envoi direct. Vous pouvez sélectionner ensemble le bail, ses annexes et d’autres documents pertinents. Au maximum huit fichiers PDF, JPG ou PNG sont autorisés, chacun limité à 20 Mo et l’ensemble à 40 Mo. Les métadonnées nécessaires des fichiers, telles que le nom, le format et la taille, sont également enregistrées, de même que l’heure de réception, le statut de traitement, l’heure de confirmation, la langue de la demande et la version des présentes informations relatives à la protection des données.

Le traitement est effectué afin de répondre à la demande que vous avez sollicitée et de vous fournir une réponse personnalisée. La base juridique est l’article 6, paragraphe 1, point b), du RGPD, dans la mesure où le traitement est effectué à votre demande afin de prendre des mesures précontractuelles en vue d’un éventuel mandat.

Les documents sont conservés dans un espace de stockage privé, non accessible au public. Les coordonnées, la synthèse et les références techniques des fichiers sont enregistrées comme données d’entrée protégées. Aucune décision juridique automatisée n’est prise. La demande ne crée ni mandat ni procuration et n’entraîne aucune prise de contact avec votre bailleur.

Durée de conservation et accès

La synthèse, les coordonnées et les documents ne sont conservés que pendant la durée nécessaire à l’évaluation et à la réponse demandées. Ils sont ensuite supprimés, sauf si un mandat est conclu ou si des obligations légales de conservation, ou la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice, nécessitent une conservation plus longue.

L’espace interne d’examen et les téléchargements de fichiers sont protégés par un contrôle d’accès distinct. Une demande peut y être supprimée manuellement et intégralement. La synthèse, les coordonnées, les métadonnées de traitement et de fichiers sont alors supprimées de la base de données, ainsi que tous les fichiers associés de l’espace de stockage privé. Le simple marquage comme « Terminé » ne constitue pas une suppression.

Des sauvegardes protégées par un contrôle d’accès sont créées chaque jour et automatiquement écrasées après sept jours. Lorsqu’une demande est supprimée du système actif, elle peut donc subsister dans une sauvegarde jusqu’à l’expiration de ce délai. Les sauvegardes sont utilisées uniquement pour rétablir le service après une défaillance technique et ne font pas partie de l’espace d’examen courant.

Mise à disposition technique

Lors de la consultation d’une page web, l’infrastructure d’hébergement traite les données d’accès techniquement nécessaires, notamment l’adresse IP, l’heure, le fichier demandé, les informations relatives au navigateur et le statut d’accès. Ce traitement est nécessaire à la fourniture sécurisée du service. Les journaux d’accès et d’erreurs font l’objet d’une rotation quotidienne et sont supprimés au plus tard après 14 jours. La base juridique est l’article 6, paragraphe 1, point f), du RGPD.

Notification interne de nouvelles demandes

Après l’enregistrement réussi d’une demande personnelle, une brève notification est envoyée via Mailjet, un service de Sinch Email, à un destinataire interne fixe de l’équipe. Ce message contient uniquement le numéro de référence, l’heure de réception, le nombre de fichiers transmis, l’indication de la présence ou non d’une synthèse et un lien vers l’espace interne d’examen protégé par un contrôle d’accès.

La notification ne contient ni votre adresse e-mail ni votre nom, ni le contenu de la synthèse, ni des adresses postales, noms de fichiers ou documents. Le suivi des ouvertures et des clics est désactivé pour ces messages. Outre ce contenu volontairement limité, Mailjet reçoit les métadonnées d’envoi et de distribution techniquement nécessaires, telles que les adresses internes de l’expéditeur et du destinataire, l’heure d’envoi et le statut de distribution. La durée de conservation de ces métadonnées dépend du contrat et de l’offre convenus avec Mailjet.

Mailjet ou Sinch Email intervient à cette fin en qualité de sous-traitant ; l’utilisation en production suppose un contrat de sous-traitance applicable au compte concerné. Mailjet indique que les données à caractère personnel du service sont stockées dans des centres de données situés dans l’Union européenne, actuellement à Francfort et à Saint-Ghislain. Les conditions contractuelles, tarifaires et de localisation convenues pour le compte concerné, ainsi que les informations à jour sur les sous-traitants ultérieurs, demeurent déterminantes.

Compteurs agrégés propriétaires du parcours

Afin d’identifier les problèmes d’utilisation et les abandons dans l’évaluation du loyer, KIEZRECHT comptabilise certaines étapes du parcours uniquement sous forme agrégée. Seuls la date calendaire, le type d’événement et le total correspondant sont enregistrés, par exemple les démarrages du questionnaire, les consultations du résultat ou les demandes abouties. Ces chiffres décrivent des événements et non des personnes identifiables de manière unique.

Le point de terminaison du compteur n’enregistre ni adresse IP, ni identifiant d’utilisateur ou d’appareil, ni URL ou référent, ni réponses, adresse postale, données de loyer, noms de fichiers, coordonnées ou numéro de référence. Les compteurs ne peuvent donc être rattachés ni à une personne ni à une demande précise. La base juridique est l’article 6, paragraphe 1, point f), du RGPD ; l’intérêt légitime réside dans l’amélioration, avec minimisation des données, de la clarté et de la fiabilité du service.

Pour la protection technique contre les abus, seuls la minute, le type d’événement et un nombre global sans identifiant d’utilisateur sont agrégés en complément. Dès qu’un tel compteur de courte durée a plus de deux jours, il est supprimé lors de l’enregistrement de l’événement suivant ou au prochain nettoyage horaire et, dans l’intervalle, n’est pas utilisé pour l’analyse des conversions. KIEZRECHT n’utilise à cette fin aucun cookie d’analyse ou de marketing et ne transmet aucune donnée à des services externes d’analyse ou de publicité. La suppression complète d’une demande personnelle ne modifie pas les compteurs globaux agrégés qui en sont indépendants.

Cookies et médias externes

KIEZRECHT n’utilise lui-même aucun cookie d’analyse ou de marketing et n’intègre aucune carte, vidéo ni aucun flux de réseaux sociaux. Les polices et les images sont chargées depuis le propre environnement de diffusion du service. Les fonctions d’hébergement techniquement nécessaires ne sont pas affectées.

Prise de contact

Si vous utilisez activement l’envoi direct, l’adresse e-mail liée ou le numéro de téléphone, les données que vous transmettez sont traitées afin de prendre en charge votre demande et d’y répondre. La base juridique est l’article 6, paragraphe 1, point b), du RGPD lorsqu’il s’agit de mesures précontractuelles ou de l’exécution d’un mandat, et, dans les autres cas, l’article 6, paragraphe 1, point f), du RGPD.

Droits

Dans les conditions prévues par le RGPD, vous disposez des droits d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation du traitement, de portabilité des données et d’opposition, ainsi que du droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle de la protection des données.

Autorité de contrôle compétente : Commissaire de Berlin à la protection des données et à la liberté de l’information, Alt-Moabit 59–61, 10555 Berlin.

www.datenschutz-berlin.de